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广东海洋大学合同管理办法

发布者:admin发布时间:2013-12-10 11:44浏览次数:

第一章   总 则
    第一条 为了规范学校合同管理,防范合同风险,维护学校合法权益,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。
    第二条 本办法所称合同是指以广东海洋大学的名义,与自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。
    第三条 合同签订必须遵守国家法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则。
    第四条 学校合同实行统一领导、分级管理、业务归口的制度。
第二章  合同的分级分类管理
    第五条 为了方便有效管理合同,依据合同的性质和内容,学校将合同分为重大合同、一般合同、科研项目合同。重大合同以外的非科研项目合同为一般合同。
    学校重大合同主要包括:
   (一)合作办学合同;
   (二)涉及学校形象、名誉等无形资产的合同;
   (三)涉外合同;
   (四)融资(贷款)合同;
   (五)标的在人民币10万元及以上的经济合同;
   (六)标的物金额约定不明确的合同;
   (七)学校认为应该按重大合同管理的合同。
   第六条 学校各职能部门根据其职责范围,分类归口管理相关合同。各职能部门主要负责人为合同管理责任人,负责本部门所管辖业务的合同管理,具体包括合同的前期指导、论证、内容的全面审查及履行过程的监督检查等。
   第七条 校长办公室负责学校合同的统一管理,包括合同的形式审核、合同审批表的印制、合同专用章的管理、合同登记备案、合同执行情况的监督,重大合同与一般合同的具体界定以及相关协调工作。
   第八条 学校聘请常年法律顾问,协助学校起草、修改、审查重大合同,参与重大合同谈判,参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。
   第九条 各职能部门应根据业务需要,参照国家有关部门制发的合同范本,分类制定合同示范文本,并报校长办公室审核备案。
第三章  合同的立项与起草
   第十条 承办单位(部门)是合同的履行单位(部门),负责合同文本的起草、拟定、送审、报批及合同履行管理等工作。当合同由业务归口职能部门直接承办时,该合同的承办单位即是业务归口职能部门,以下相同。
   第十一条 凡列入年度预算或不涉及资金使用的项目,可直接进行合同立项。凡未列入年度预算计划的项目,须在落实资金来源后方可立项。
   第十二条 立项后,承办单位(部门)应根据合同法及相关规定,在对合同当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资信情况、委托代理权限进行调查、对合作事项的可行性与合法性进行必要论证后,开展合同文本起草工作。合同的基本要素应齐全,条款应明确、具体。
    合同的主要内容应包括:当事人姓名(名称)和住所,合同标的、数量、质量、价款、酬金及结算方式,双方的权利义务,合同相对方各种承诺及执行的质量要求,审计约定及费用支付条件,履行期限、地点和方式,违约责任,解决争议的方法、合同生效条件和期限等。
    第十三条 承办单位(部门)起草合同文本前需要进行谈判的,应当及时向业务归口职能部门和分管校领导汇报;合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的,承办单位(部门)应邀请法律顾问参加。
第四章  合同的审查与签订 
    第十四条 在签订合同前,应按照《广东海洋大学合同(协议)审批表》(附件1)、《广东海洋大学科研项目合同(协议)审批表》(附件2)的要求,对拟签订的合同文本通过相应的程序进行审查。具体如下:
   (一)重大合同由业务归口职能部门、财务部门(限经济类合同)、审计部门(限经济类合同)、法律顾问共同审查;
   (二)一般合同由业务归口职能部门、财务部门(限经济类合同)、审计部门(限经济类合同)进行审查;
   (三)科研项目合同由院(所)、科技部门根据国家有关科研管理办法进行审查。
    第十五条 审查部门要分工协作,各负其责,共同维护学校利益。审查部门(人员)主要职责:
   (一)业务归口职能部门。主要对合同的可行性、必要性、合同标的合理性、合同内容、合同条款等进行审查。合同内容涉及到几个职能部门的,须经相关职能部门会签。重大项目的合同条款需请有关专家和法律顾问进行论证。
   (二)财务部门。审查经济类合同条款是否符合有关财经政策和学校财务管理规定,合同款项、经济条款是否合理,资金结算及付款方式是否合规等。
   (三)审计部门。根据广东省教育系统内部审计规范审核合同是否符合国家法律法规、是否符合学校管理制度、是否损害学校经济利益等。
   (四)法律顾问。对重大合同内容和条款的合法性、合理性进行全面审查,对履行合同的风险进行评估,做出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论,必要时出具法律意见书。
   (五)学校领导。对经有关审查部门审查后的合同,签署意见。存在不确定事项或有争议的合同应提交学校相关会议研究后审定。
   (六)审查部门(人员)可以要求承办部门提供为合同审查所必需的一切材料。承办部门应该按要求及时提供,不能提供的,应该书面说明理由。
    第十六条 承办单位(部门)报送合同进行审核时,应指定本单位(部门)承办人员具体负责,不得由其他单位(部门)人员代办。
    第十七条 承办单位(部门)在起草好合同文本并经归口职能部门签署审核意见后,送校长办公室进行立项审查,由校长办公室提出办文意见后再送相关审核部门进行会签。
    第十八条 审核及会签部门原则上在收到《广东海洋大学合同(协议)审批表》及合同文本后的5个工作日内将意见反馈给承办单位(部门)完成审核会签。
    第十九条 承办单位(部门)应当根据审核部门的反馈意见对合同文本进行修改,并将《广东海洋大学合同(协议)审批表》、审核部门的反馈意见及修改后的合同文本送校长办公室进行形式审核。
    第二十条 校长办公室完成对合同文本的形式审核后对合同进行编号,呈报分管校领导和校长审批。重大合同由校长亲笔签署或由校长授权相关负责人签署。一般合同、科研项目合同由校长授权相关负责人签署。
    第二十一条 合同文本正式签订后,承办单位(部门)送校长办公室审核无误后,统一加盖“广东海洋大学合同专用章”公章。
    第二十二条 合同签约完成后,承办单位(部门)除自己保留一份合同文本原件外,还须及时将一份合同文本原件送校长办公室(年终统一送学校档案馆保存)。10万元以上经济合同须经监察处确认备案,否则,财务处不得支付合同款或结算,有关部门不予办理相关业务手续。 
第五章  合同的履行与变更
    第二十三条 合同签订后,即具有法律效力,承办单位(部门)及业务归口职能部门必须对合同执行情况进行动态监督,加强对合同履行过程中各个环节的跟踪管理,保质、保量、按期完成合同约定事项。
    第二十四条 在合同履行过程中,确需变更或解除合同的,应经双方协商后,签订变更或解除合同文本。变更或解除合同,必须说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等。并按前述流程报相关部门审核后签订。
    第二十五条 合同履行过程中形成的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料均为合同档案的组成部分,负责实施该合同的有关单位(部门)和人员应及时、妥善地处理、收集、整理、保存上述资料。需要签章确认的,应报请学校业务归口职能部门和校长办公室批准。
    第二十六条 在合同履行过程中,如果对方当事人没有按合同的约定履行,负责实施该合同的有关单位和人员必须立即以书面函件形式通知对方,同时立即将出现的问题、拟采取的措施向业务归口职能部门和分管校领导汇报,积极采取措施以防止损失扩大。
    第二十七条 经承办单位(部门)和业务归口职能部门征求意见、组织验收并提供相关数据及资料后,财务部门根据合同文本、相关部门签署意见以及财务管理有关规定办理资金结算。
    第二十八条 学校原则上不向合同对方当事人支付定金或预付款,基建类、维修改造类合同其合同金额超过20万元人民币的,按国家、地方政府及政府有关部门的有关规定,在合同文本中约定支付工程预付款和进度款的相关条款,其他特殊情况需要支付的,须经分管校领导和校长批准,严格按照国家有关规定执行。
    第二十九条 合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。
    第三十条 合同项目完成后,承办单位(部门)应及时将履行、变更、解除合同的有关资料送交档案馆,档案馆应及时按档案管理要求整理归档备查,不得随意处置、销毁或遗失。
第六章  合同纠纷的处理
    第三十一条 合同执行过程中出现争议时,由合同双方协商解决。协商不成的,可以通过仲裁或诉讼程序解决。
    第三十二条 因合同履行出现法律纠纷,由所涉事项的单位(部门)及时向分管校领导或校长汇报,会同校长办公室、财务处、审计处、监察处、规划与法规处及法律顾问等组成法律纠纷处理小组,负责对合同纠纷进行研究和处理。
    第三十三条 合同纠纷涉及诉讼或仲裁的,学校法定代表人可以签署授权委托书委托学校相关工作人员或律师(法律顾问)参加诉讼和仲裁。
    第三十四条 合同纠纷涉及的相关单位应当根据法律纠纷处理小组、委托代理人或律师的要求及时提供相关资料和信息,为学校处理法律纠纷提供必要的支持。
第七章  合同的保管与存档
    第三十五条 合同档案由各单位(部门)指定专人进行日常管理,学校档案馆根据国家和学校档案管理的有关规定进行分类、整理、立卷、归档和销毁。
第八章  责任追究
    第三十六条 未经授权,任何单位和个人不得违反本办法的程序擅自以学校名义或以学校所属非法人单位公章对外签订合同,给学校造成经济或其它损失的,由当事人按实际损失金额承担赔偿责任;学校依法依规追究当事人的责任。触犯法律的,移交司法机关处理。
    第三十七条 在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害学校利益的,学校依法依规追究当事人的责任。触犯法律的,移交司法机关处理。
    第三十八条 各单位(部门)在学校处理法律纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持,给学校造成损失的,学校依法依规追究当事人的责任。
第九章 附 则
    第三十九条 学校举办或设立的具有独立法人资格的单位可参照本办法管理合同事务。
    第四十条 本办法中未尽事宜,依据《中华人民共和国合同法》相关条款执行。
    第四十一条 依本办法所拟制合同,校方需三份原件,其中一份随结算执行。
    第四十二条 本办法自公布之日起施行。
    第四十三条 本办法由校长办公室负责解释。


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