会议纪要记载和传达会议主要精神与议定事项，对工作起指导和依据作用。
在结构格式上与其他公文不同的是，会议纪要不用主送单位和落款，成文时间写在标题下方。
一、标题
会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成，例如：《×长办公会议纪要》、《××××工作会议纪要》。
二、正文
会议纪要的正文由导言、主体和结尾三部分组成。
（一）导言
导言即会议纪要的开头部分。一般是用比较简要的语言概括会议基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。
（二）主体
主体是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果，包括对工作的评价，对问题的分析，会议议定的事项，提出的要求，等等。
（三）结尾
结尾一般表示对与会者的希望和要求，但是在实际运用中，多数会议纪要没有专门结尾的用语。
写作会议纪要应根据会议内容确定写法和篇幅。要简明扼要，不要三言两语，简而不明。在语言表达上，尽可能语句简短、通俗，切忌长篇大论，应以叙述为主；在层次结构、段落安排上，要条理清楚，篇幅一般不宜过长。
