校长办公室亦即学校行政办公室，是在校党委和校长的直接领导下的综合管理、服务机构，是上传下达、沟通内外、协调左右、联系四面八方的纽带和桥梁。负有参与政务、管理事务、协调关系、提供服务等职责。下设秘书科、综合科和信息 与督办科。为了搞好管理、做好服务，特公布本办公室的主要办事规程。欢迎广大教职工监督、指正。
一、发文程序
1、草拟文稿。统一使用“广东海洋大学发文稿纸”并按文稿要求填好主办单位和拟稿人，以及主送、抄报（送）单位。文稿内容要符合党和国家有关政策，实事求是，符合公文格式及用语习惯，文字简洁、通顺，字迹端正。需有部门领导签名，否则退回拟稿单位。
2、会签文稿。根据文件内容要求，由相关部门领导会审签名。
3、审核文稿。秘书科长初审、编文号；主任复审。
4、领导签发。根据文件内容，由校长、或分管副校长签发。
5、打印文稿。由秘书科或文件起草单位打印。
6、校对文件稿。由秘书科或文件起草单位校对。
7、印发文件。由秘书科负责。
文稿转到办公室秘书科后，秘书科在三天内负责呈送校领导批示，并办文印发，特殊情况除外。
二、校内请示（报告）审批程序
1、凡向学校提出的请示或报告必须以学校二级机构（副处、直属科以上单位）名义呈送（不受理越级请示）。
2、凡向学校呈送的请示报告，统一由信息与督办科受理（不要直接呈送校领导）。
3、信息与督办科办理好登记等手续后，根据内容要求，分送相关行政管理职能部门审核，提出处理意见后，由校长办呈送校领导批示。
4、根据校领导批示情况，反馈报告单位或相关单位，开展工作。
5、向校领导反馈报告单位执行情况。
从请示、报告呈送到校长之日起，非需要征求相关部门意见的，一般在五天内（特殊情况除外）由信息与督办科负责将处理情况反馈给报告单位；如需征求相关部门（特别是审计等部门），一般在十天内处理完毕。非校领导交办的，直接呈送学校领导批示的报告，自行负责。
凡以个人名义送交学校领导的来信来函，可直接送交学校领导或通过校长办转送，但必须注明个人来信；凡以个人名义向学校反映一些机密事件或不便公开事情的来函，应直接送交领导。若需校长办转送的，必须密封。
三、收文处理
凡寄、发到学校的各类文件，统一由校长办负责签收、拆封、登记、编码，呈送学校主管领导阅批后再转发、催办、立卷及归档等。
各单位在阅处文件时，不得擅自截留或损坏、丢失文件，一般各级政府部门颁发的政策性或指令性等文件原件，阅处后，均归学校档案室立卷、归档。
四、学校印章使用规定
“广东海洋大学”印章是代表学校的正式署名，是我校法定名称的体现，是学校职权的一种凭证和标记，具有代表性和立法性。任何文件和材料，只要加盖学校公章，学校就要对文件和材料内容承担法律责任，因此必须严格管理，不得滥用。
（一）管理原则
1、学校公章由专人负责保管和使用，一切用印要通过管理人员。
2、印章不得委托他人代取代用，更不能借用。
3、印章存放在办公室，不得携带外出使用，特殊情况须经校长批准，由管理人员带章到现场监印。
4、不得使用盖有印章的空白函笺。
（二）使用规定和程序
使用印章，必须严格执行审批制度，即坚持学校领导审批或授权行政职能管理部门批准的原则。
1、授权（属于）行政职能管理部门审批范围：
（1）行政职能管理部门工作范围内以学校名义上报的材料、报表和统计资料。
（2）由行政职能部门管理的各种证件的发放，如工作证、离退休证、学生证、学历证书、学位证书、学历证明书、职务聘书等证件。
（3）由科研处、教务处、人事处等部门审核的申请出国进修、学习者的材料、资料及成绩单证明。
（4）个人私事需要学校出具证明的，经本人所在单位领导同意，由办公室负责会同有关部门审核后出具。
2、需学校领导审批的范围：
（1）学校行政职能部门和教学院系等与外单位联系工作，要以学校名义进行的。
（2）职能部门上报的材料、报表、统计材料，内容涉及全校性的。
（3）向国外邮寄材料、书籍，需要学校出具证明的（应先由科研处、保密委员会审核同意后）。
（4）申请出境探亲、定居或访问的个人（需经组织人事、保卫等部门审核同意后）。
（5）个人私事需要学校出具证明，内容较为重要的（要所在单位同意后）。
（6）其他较为重要的证明或材料。
所有用印，能保存材料的，均应保存材料，不能保存材料的，要记载用印情况。
五、会议组织、安排和会议室的管理
1、校长办公室负责组织和安排的会议有：教职工大会、校长办公会议及各类行政办公会议等。
2、会议组织、安排的原则：根据学校的中心工作，按照学校领导的批示精神，结合实际工作需要，合理安排，力求务实高效。
3、会议通知。每周五下午由校长办公室会同党委办，发出一周会议安排表，注明会议时间、地点、议题、与会人员及注意事项等。各单位、部门根据会议安排表要求负责通知本单位与会人员依时出席会议。
临时会议则由校长办公室以电话或张贴会议通知等形式通知各部门或与会者。
凡需提出召开各种全校性行政工作会议的部门，务须于每周五上午9时以前向校长办公室以书面形式提出，经学校主管领导同意后，由校长办公室统一安排。
4、校长办公会议，原则上每月组织召开二次，在双周星期一下进行。如工作需要，也可随时组织召开。
各单位、部门如有需提交校长办公会议讨论的议题（内容），一般情况下，须提前三天将议题（内容）及相关材料报送校长办公室，由校长办公室呈送学校领导审定同意后，提交校长办公会议讨论。
5、学校的会议室是学校政治、文化生活的重要场所，供召开各种全校性会议和接待校外来访客人使用，由校长办负责管理和安排使用。
各单位、部门确需使用学校会议室时，应提前向校长办联系，在不影响各种全校性会议的前提下，酌情予以安排。各部门在使用会议室时应爱护会议室设施，保持会议室的干净、整洁。
六、接待工作
接待工作的我校对外工作的一个窗口，其质量将直接影响我校的形象。做好接待工作，有利于提高我校的知名度、扩大我校的影响，在对外接待工作中，应注意以下几点：
1、接待工作原则：热情大方、节约使便利、统筹安排、对口接待、分工负责、通力合作。
各单位在接到接待工作任务（信息）时，应及时上报学校主管领导及校长办公室，经学校领导批准后由校长办公室统筹安排接待工作。
2、接待范围
原则上按对口接待的方法进行。
（1）凡到我校视察、检查工作的中央和国家机关领导，省、市委（府）领导，省厅、委、局的领导，兄弟院校领导和来访的重要外国友人与其他重要客人，由校长办协助校领导直接接待。
（2）其他来访客人，经校长办公室统筹安排和提供协助，由对口部门负责接待。
3、接待费用及用车
来访客人的住宿等费用，原则上应由客人自付；接待用车一般由接待单位本着节约、便利的原则掌握使用，其费用由接待单位支付，接待餐费按学校有关规定执行。
七、报装（修）办公电话程序
1、凡各部门因工作需要报装办公电话，应向校长办公室提出书面申请，并填写电话报装表，由校长办根据发展规划和节约、便利的原则酌情审批，学校后勤服务中心负责具体办理安装业务。一般科以下单位办公电话，只开通两校区，其费用由使用单位支付。
2、办公电话出现故障，可向学校教育信息中心或直接向市电信部门报修。
