第一章 总 则
第一条 根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》 （国发〔2000〕23号）和中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》（中共中央办公厅1996年5月3日发布）的规定，为使广东海洋大学公文处理工作规范化、制度化、科学化，结合学校实际情况，制定本细则。
第二条 广东海洋大学公文，是学校在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法治校和进行校务活动的重要工具。公文处理指学校公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第三条 本细则适用于学校一级的公文处理。各教学科研单位、职能部门的公文处理，参照本细则执行。
第四条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、规范、安全。
第五条 学校领导及院（系）、职能部门的负责人应高度重视公文处理工作，模范遵守本细则并加强对分管部门或本单位公文处理工作的指导和检查。
第六条 党委办公室（简称党办,下同）和校长办公室（简称校办，下同）是学校公文处理的管理机构，负责学校的公文处理工作并指导院（系）和职能部门的公文处理工作。
第二章 行文规范
第七条 行文应当确有必要，注重实效。
第八条 公文应根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。
第九条 学校主要公文种类有：
（一）决定，适用于对学校重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销职能部门或院（系）不适当的决定事项；
（二）公告，适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项；
（三）通告，适用于在学校一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；
（四）通知，适用于批转职能部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，发布规章，传达要求职能部门和院（系）办理、周知或者共同执行的事项，公布职能部门或院（系）内设机构，任免或聘用干部；
（五）通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况；
（六）报告，适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；
（七）请示，适用于向上级机关请求指示、批准；
（八）批复，适用于答复职能部门和院（系）的请示事项；
（九）意见，适用于对重要问题提出见解或处理办法；
（十）函，适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；
（十一）会议纪要，适用于记载和传达会议情况和议定事项。
第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。因特殊情况，必须越级请示时，应同时抄送被越过的上级机关。
第十一条 党办和校办根据校党委和校行政授权，可以向党政各部门、基层党委（党总支、直属党支部）、院（系）和直属单位行文。校机关各部门，未经主管领导批准不得向上述单位发布规章制度、指示性公文，可在各自职权范围内向上述单位发布事务性、知照性、调研性公文，发文前应向主管领导报告。
除了“会议纪要”、“函”等公文或学校明确授权的情形外，党办、校办之外的学校其它职能部门和各院（系）不得对校外单位正式行文。
第十二条 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关。如需同时送其它机关，应当用抄送形式。不得既写主送机关，同时又写主送、抄送领导人。“报告”不得夹带请示事项。公文标题不得用“请示报告”字样。
第三章 公文格式
第十三条 公文一般由秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印制时间等部分组成。
（一）秘密公文应当在首页发文机关名称左上方标明“绝密”、“机密”或“秘密”字样；“绝密”、“机密”公文应当标明份数、序号。
（二）紧急公文应当在首页发文机关名称左上标明“特急”或“急件”。
（三）发文字号包括机关代字（见附件）、年份、序号。
（四）上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（五）公文标题应当准确简要地概括公文主要内容并标明公文种类，上行文应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（六）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。
（七）公文如有附件，应当在正文之后、成文日期之间注明附件序号和标题。
（八）成文时间，以领导人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过的事项，以通过日期为准。
（九）校发公文应当标注主题词。上报的公文，应当按照上级机关的要求标注主题词。一份文件标引的主题词最多不超过6个，主题词在公文的抄送栏之上顶格标注。
（十）校发公文应当在抄送栏下标明印发机关名称和印制日期。
第十四条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。校发公文格式纸有下列9种：
（一）以学校党委名义发出的公文使用“中共广东海洋大学委员会文件”格式纸；
（二）以学校党委和行政名义联合发出的公文使用“中共广东海洋大学委员会广东海洋大学文件”格式纸；
（三）以党办名义发出的公文使用“中共广东海洋大学委员会办公室文件”格式纸；
（四）以党委职能部门名义在校内发送的公文，使用“中共广东海洋大学委员会”格式纸。
（五）以学校纪委名义发出的公文使用“中共广东海洋大学纪律检查委员会文件”格式纸。
（六）以学校行政名义向上级单位呈送的请示、报告使用“广东海洋大学文件”格式纸。公文眉首（即位于公文首页红色反线以上的各要素）位于首页公文二分之一处；
（七）以学校行政名义向校内发布的决定、通告、通知等使用“广东海洋大学文件”格式纸；公文眉首位于首页公文的上端；
（八）以校办名义发出的公文使用“广东海洋大学校长办公室文件”格式纸。公文眉首位于首页公文的上端；
（九）以学校名义在不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等和以学校行政职能部门名义在校内发送的公文，使用“广东海洋大学”格式纸。
第十五条 我校向外发出的公文均应加盖“中共广东海洋大学委员会”或“广东海洋大学”公章。向校内发送的文件，除主送件外，一般不加盖公章。会议纪要、请柬等不加盖印章。盖章时要求上不压正文，下压成文时间的年、月、日。
第十六条 校发公文排版规格是：
（一）公文用纸天头（上白边）为37mm，左侧订口为28mm，版心尺寸为156×225mm。
（二）文字从左至右横写、横排。
（三）公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意词义完整，排列对称，间距恰当。
（四）正文用3号仿宋体字。每页排22行，每行排28字。
（五）签发人、主送机关、附注、附件用3号仿宋体字，“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字，签发人姓名用3号楷体字。
第四章 发文办理
第十七条 发文办理指以中共广东海洋大学委员会或广东海洋大学名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、誊印、用印、登记、分发等程序。公文如涉及国家机密，按保密工作程序办理。
第十八条 草拟公文应当做到：
（一）符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，用词规范，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。
（三）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（四）公文中的结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“( 一 )”，第三层为“1 ．”，第四层为“（1）”。
（五）使用国家法定计量单位。
（六）文内使用非规范化的简称，应当先用全称并同时注明简称。使用国际组织外文名称或缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（七）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（八）特急公文应提前1个工作日、紧急公文应提前2个工作日送达党办或校办。
（九）需要以中共广东海洋大学委员会或广东海洋大学名义向校外单位报送的公文要求注明所需印数。
第十九条 主办部门拟制公文时，对涉及其它部门或院（系）职权范围内的事项，应当主动与有关部门或院（系）协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由，提出建设性意见，并与有关部门或院（系）会签后报请学校协调或裁定。
第二十条 需要以中共广东海洋大学委员会或广东海洋大学名义向校外单位报送或向校内下发的公文，应按要求填写“中共广东海洋大学委员会发文稿纸”或“广东海洋大学发文笺”，注明拟稿人联系电话，连同打印文本和电子文本一并送党办或校办。
第二十一条 公文送有关负责人签发前，应当由党办或校办进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合本细则的规定等。
第二十二条 以中共广东海洋大学委员会或广东海洋大学名义发出的公文，应分别由党办、校办呈送有关领导签发。业务性的专项问题，由主管该项工作的校领导签发；综合性的、重大问题，应先经党委常委会或党委全委会或校长办公会集体讨论决定，由校党委书记或校长签发。属于日常工作例行性的问题，经主管领导同意后可由党办或校办负责人根据授权签发。
第二十三条 公文正式印制之前，先由拟稿单位校对公文样稿，党办或校办再进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。学校公文经打印和校对修改，要求文字准确率100％，编排美观，印刷字迹清晰，装订整齐。
第二十四条 校办负责全校公文的印制和校内发送。对需要对外发送的公文，由主办部门承办人负责呈送或寄送有关单位。公文发出后，发现错误，应当及时追回更正。
第五章 收文办理
第二十五条 收文办理指党办、校办对收到的公文的办理过程，包括签收、拆封、审核、登记、拟办、批办、传阅、承办、催办、签发等程序。
对院（系）和职能部门呈报的公文，审核的重点是：内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及其它有关规定；涉及其它部门或院（系）职权的事项是否已经协商、会签；是否符合行文规则；文种使用、公文格式是否规范。需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。
经院（系）党政联席会议讨论呈报学校的公文，须经党、政一把手签名并盖单位印章，否则学校不予受理。
对院（系）或职能部门上报的符合本细则规定的公文，党办或校办提出拟办意见送主管领导阅示或者交有关部门办理。
第二十六条 收到上级机关或校外其它部门下发或交办的公文，由党办或校办登记并填写“广东海洋大学收文处理单”，提出拟办意见后转有关校领导阅示或者交有关部门办理。
紧急公文，应当明确办理时限。
文秘部门应防止公文因错分、积压、丢失而延误审批或者办理。
第二十七条 各职能部门、各院（系）的公文经主要负责人签字、盖章后报党办或校办。不符合规定的公文，不予受理。
“请示”公文的抬头只写学校领导，送交党办或校办，由该办根据具体情况将请示公文分送有关职能部门签署处理意见，最后呈主管学校领导签批。紧急事项的请示或报告，党办或校办应直接呈校领导批示。
除校领导直接交办或者指定索要的公文可直接送领导本人外，所有公文一律报送党办或校办。
第二十八条 校领导审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。校领导草拟、修改、审批和签发公文应使用符合存档要求的黑色印迹的钢笔或签字笔。校领导审阅后，应将文件退党办或校办处理，一般不直接交给承办部门。
党办、校办收到领导批示的文件后，应按照批示意见及时处理。
第二十九条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回党办或校办并说明理由。
第三十条 送负责人批示或交有关部门办理的公文，党办或校办要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。公文流转至有关部门后，该部门应当在3个工作日内予以答复，逾期则视作同意；答复意见要明确，只写“建议校长办公会议讨论”等意见时，视作同意（只有一个方案的请示）或不同意（有多个方案的请示）。党办或校办对校内各单位请求批准事项的公文，一般在收到后的7个工作日内答复来文机关办理情况。
第六章 公文归档
第三十一条 公文办理完毕后，应当根据国家法律法规及时将公文形成过程中的重要稿件、定稿、正本和有关材料整理立卷。传真文件应当复印后，存留复印件。
第三十二条 归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷），要保证档案齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。
案卷标题应当准确反映卷内公文的作者、内容和文种。
第三十三条 联合办理的公文，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其它机关保存复制件或其它形式的公文副本。
第三十四条 归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。
第三十五条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应按照国家规定的保密程序进行。
第七章 附则
第三十六条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖使用机关证明章。
第三十七条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第三十八条 学校制定行政规章方面的公文，依照学校规定办理。外事方面的公文，按照外事工作规定办理。其它专用公文如备忘录、意向书、协议书、合同书、契约、贺词、新闻稿、广告书等依据专门规定办理。
第三十九条 党办、校办对学校下发和转发的公文的贯彻情况应当进行督促检查并建立督察制度。有关规定另行制定。
第四十条 本细则由校办商党办解释。
第四十一条 本细则自2006年1月1日起施行。
附件：广东海洋大学公文机关代字及说明
广东海洋大学公文机关代字及说明
1、党委、纪委代字
（1）以中共广东海洋大学委员会名义向上级机关和无隶属关系的相关单位发出的公文，代字为“广海大党”；
（2）以中共广东海洋大学委员会名义向校内各单位发布的公文，代字为“党”；
（3）以党委办公室名义发出的公文，代字为“党办”；
（4）学校党委和行政联合行文的，代字为“广海大党”；
（5）以中共广东海洋大学纪律检查委员会名义向上级机关和无隶属关系的相关单位发出的公文，代字为“广海大纪”；
（6）以中共广东海洋大学纪律检查委员会名义向校内各单位发布的公文，代字为“纪”。
2、行政机关代字
（1）以广东海洋大学名义向上级部门发出的公文，代字为“广海大”。
（2）以广东海洋大学名义向无隶属关系的机关发出的公文，代字为“广海大函”。
（3）以广东海洋大学名义向校内各单位发布的公文，代字为“校”和“校+拟文机关简称（如‘校人事’）”。
（4）以校长办公室名义向校内各单位发布的公文，代字为“校办”。
（5）以学校党政机关名义向校内各单位发布的公文，代字为“拟文机关简称，如‘人事’”。
