第一章 总 则
第一条 办公自动化系统（以下简称OA系统）是覆盖全校各单位（部门）的综合性信息管理系统。该系统是我校信息化建设与管理工作的重要组成部分，是提高全校工作效率和管理水平、降低行政成本的重要手段。为保障我校办公自动化系统顺利推广、应用及正常运行，制定本暂行办法。
第二条 电子公文是指有别于纸质公文的以计算机电子文档为载体，以计算机为处理和存贮工具，以计算机网络及其他数据通信介质为传递渠道的新的公文及公文处理形式。
第三条 OA系统所涉及的各类公文处理按照新修订的《广东海洋大学公文处理实施细则》的规定办理。
第四条 涉密公文不适用本暂行办法。
第二章 系统组成与功能
第五条 目前OA系统的组成与功能。
OA系统由公文管理、行政管理、公共信息、其它管理等子系统组成。其主要功能如下：
（一）公文管理：包括收文的登记、拟办、批办、批转、承办、催办、反馈；发文的拟稿、会签、核稿、审核、签发、制发的全过程处理。请示报告的拟稿、拟办、会签、审核、批示的管理。
（二）会议管理：包括会议议题申请、领导审批、会议安排、会议议程、会议通知、会议查询等的电子化和网络化管理。
（三）归档管理：对OA系统公文的最终文档按形成时间、原文标识等要素予以电子存档，在分级授权下进行借阅、查询。
（四）其它管理：包括人员角色管理、文件字号管理、文件模板。
第三章 组织结构与责任
第六条 党委办公室、校长办公室是学校党政电子公文处理的主管部门，负责协调学校各单位实施和推动办公自动化。校长办公室牵头具体组织实施，并负责组织对各单位（部门）有关人员的培训工作。
第七条 网络与教育技术中心负责OA系统的技术支持、维护、升级和安全保密等工作。并负责与系统开发商——广州伟时信息系统技术有限公司联系技术支撑等相关事宜。
第八条 档案馆负责电子公文归档管理等工作，由网络与教育技术中心提供技术支持。
第九条 学校各单位（部门）是OA系统的终端用户，要明确办公自动化工作的分管领导，并指定专人为本单位的OA系统信息员（二级管理员），负责信息的接收、处理、传送、存档等工作，负责本单位负责人及其他人员的辅导以及日常维护等技术支持工作，同时还要接受学校OA系统管理员的业务指导与管理。
第四章 帐户管理
第十条 各单位（部门）党政领导及OA系统信息员（统称用户）均在系统中分配唯一实名制帐户。上述人员调离工作岗位，应办理销户手续。
第十一条 新增人员的开户和调离岗位人员的销户由相关单位（部门）提出申请，经校长办公室审核后，由校级系统管理员办理。
第十二条 系统中用户的公文处理权限由校长办公室根据该用户的党务或行政分工所赋予的岗位职责分配，并根据岗位和分工的调整作相应调整。
第十三条 各用户应妥善保护自己的帐户资料。用户密码应经常更换。登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知系统管理员，并通过系统管理员封锁该用户的帐户；解封帐户需持本人书面申请及有效身份证件到指定地点办理。
第五章 系统安全与保密
第十四条 所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，严格遵守《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》、《广东海洋大学校园网络与信息管理暂行办法》的有关规定。
第十五条 所有用户应共同负责OA系统的安全管理工作。系统管理员应采取实时监控、定期备份等措施，防止系统中数据的丢失和被非法使用，确保系统安全和正常使用；二级管理员要加强病毒监控，指导各用户定期查杀病毒，保障系统正常运转；用户应经常查杀病毒，以最大限度保障系统正常运转。
第十六条 所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。
第十七条 所有使用该系统的人员均有保密的责任，不得在系统上发布、处理和存储涉及国家秘密和学校机密以及其他不宜发布的信息。
第六章 电子公文的办理
第十八条 学校的党政公文原则上都经OA系统流转，但下列公文暂时仍使用纸质形式。
（一）需主管校领导亲笔签字的合同、协议。
（二）附件材料必须使用原件的，如学生处理或处分的材料、人才引进的证明材料等。
（三）密级公文。
（四）需要主管校领导签名批准或签发的重要公文（例如涉及经费、人员以及容易引起法律纠纷等事项的公文）。
（五）必须以纸质形式报出的各类表格、图纸、材料等。
（六）校内二级单位的通知。
（七）其它特殊情况需以纸质形式流转，须经党办或校办主任审定同意。
第十九条 学校对外报送的公文原则上仍采用纸质形式（如适合在OA上流转的公文，审批过程须经OA系统流转，最后由校办文印室统一印制纸质公文，并加盖学校公章）。有关部门（如广东省教育厅）要求报送电子公文的除外。
第二十条 上级和非隶属单位非密级来文，由党办或校办秘书进行数字化（扫描成JPG样式图片）后进入OA系统，并由党办或校办秘书启动该文办理流程。
第二十一条 公文办理每一环节的办理人可以使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，并在系统的工作单上留下痕迹。办理人处理完自己应处理事务后，应将工作单发送给流程规定的下一人。如下一人有多人可供选择，则根据公文的内容和学校的有关规定确定正确的发送对象发送，系统会以一定的方式通知接收方，接受方收到通知信息后，应及时办理，如根据公文内容判断不属于自己的职权范围，应及时退还流程中的上一人。
第二十二条 各用户必须至少在每个工作日的上午上班后的前一小时、下午上班后的前一小时和最后一小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转。
第七章 电子公文的归档与注销
第二十三条 OA系统产生的电子文档归档范围暂定为：“公文管理”模块中“发文管理”、“收文管理”、“请示报告”子模块产生的电子文档。
第二十四条 学校党政公文存档目前仍以纸质载体为主（必须为激光打印，下同），电子文档为必要补充，电子公文与纸质公文互为镜像。
第二十五条 以学校党政名义印发并编发文字号的公文（原纸质形式需要分别填写“中共广东海洋大学委员会发文稿纸”、“广东海洋大学发文笺”的公文）由党办或校办负责印制纸质公文，并打印公文“流程处理日志”、附件，加盖学校公章。电子公文连同纸质公文一起定期移交档案馆归档。
第二十六条 校内请示、报告类公文（原纸质形式需要填写“广东海洋大学文件处理笺”的公文）由党办或校办负责印制纸质公文，并打印公文“流程处理日志”、附件，加盖党办、校办公章。电子公文连同纸质公文一起定期移交档案馆归档。
第二十七条 上级单位要求报送或接受的电子公文也参照此方式归档。
第二十八条 电子档案中应包含同一内容的纸质档案材料的卷目信息，纸质档案中也应包含电子档案中同一内容的档案材料的检索信息。
第二十九条 不具备归档和存查价值的电子公文经党办、校办主任批准，可以注销。电子公文的注销，需进行登记并由两人监销，确保不错销、不漏销。
第八章 电子公文的效力
第三十条 学校OA系统中的电子公文与原纸质公文具有同等效力。
第三十一条 对外发文和用于存档的纸质公文由校办文印室统一印制，党办、校办签印。
第三十二条 非公开发布的校党政电子公文，各部门和个人不准复制成纸质形式作正式文件使用。
第九章 技术支持与开发
第三十三条 OA系统开发、管理所需软件，由网络与教育技术中心负责组织规划、开发和安装。其他部门和个人不得自行购置安装，以免造成不必要的浪费和混乱。
第三十四条 各单位（部门）管理软件的开发由本单位按工作需要自行负责，但应在校长办公室及网络与教育技术中心的协调下，按照统一数据标准进行。
第三十五条 各单位（部门）与OA服务器连接的校园网络的正常运行，由网络与教育技术中心负责。
第三十六条 OA系统中所需办公软件的使用，必须遵守知识产权的有关法律法规。
第十章 其它
第三十七条 各用户违反本暂行办法的，将予以通报批评并责令改正，或按相关法规处理。
第三十八条 本暂行办法由校长办公室负责解释。
第三十九条 本暂行办法自发布之日起施行。
