第一章 总 则
第一条 为规范学校合同管理，防范合同风险，维护学校合法权益，根据《中华人民共和国民法典》，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称合同是指学校与自然人、法人或其他组织等民事主体之间设立、变更、终止民事法律关系的协议，包括合同书以及备忘录、确认书、承诺函等具有法律效力的其他文件。
第三条 本办法所称合同管理是指学校依据国家法律法规和学校的合同管理制度，对合同起草、审查、订立、履行、变更与解除、纠纷处理、责任追究等一系列行为进行的规范管理。
第四条 本办法适用于学校及其所属单位（部门）（以下统称为“单位”）的合同管理。学校可以自身名义或授权内设单位签署合同，由学校法定代表人或其委托代理人代表学校签署合同。凡未经审核或授权，任何单位和个人不得以学校名义或学校内设非法人单位的名义对外订立合同。任何单位和个人不得超越审批或授权范围订立合同。国家法律、法规和规章对合同审批权限、流程、订立有特别规定的，从其规定。
第五条 合同的订立、履行应当遵守国家法律、法规、规章和学校有关规定，遵循平等互利、协商一致、诚实信用的原则，维护学校的合法权益。任何单位或个人不得利用合同损害学校利益或牟取私利。
第六条 学校加强合同信息安全保密工作，合同中涉及的国家秘密、商业秘密和内部工作事项等，未经批准，任何人不得以任何形式泄露。
第二章 合同的管理机构与职责
第七条 学校合同管理实行“统一指导、归口管理、分级负责”的合同管理体制，由综合管理部门、归口管理单位和承办单位依各自权责进行管理和办理。
第八条 校长办公室是学校合同事务的综合管理部门，主要职责包括：
（一）制定学校合同管理制度，审核学校合同归口管理单位、合同承办单位制定的合同管理实施细则或内部管理制度；
（二）审核学校签署的重大合作协议以及非范本合同文本，提出合法性审查及其风险防范建议；
（三）审核合同归口管理单位拟定的学校各类办学活动反复适用的合同范本；
（四）参与学校重大合同的谈判、论证和风险评估；
（五）按规定出具学校法定代表人授权委托书；
（六）协调督办涉及学校的各类合同纠纷及诉讼案件；
（七）负责合同的形式审查及合同的流转、电子存档、监督、检查和评估等工作；
（八）办理学校交办的涉及合同管理的其他工作。
第九条 合同归口管理单位是指学校授权相关单位和职能部门，根据其业务范围和工作职责，负责特定类型合同的归口管理工作。其主要职责包括：
（一）制定本单位合同管理实施细则、内部管理制度；
（二）起草、拟定业务主管范围内各类合同范本；
（三）负责业务主管范围内的合同审核或审批、备案、监督、检查；
（四）协调处理业务主管范围的合同纠纷以及法律诉讼；
（五）学校授权范围内的其他有关合同工作。
合同归口管理单位的主要负责人为合同管理责任人。合同归口管理单位应指定专人作为合同管理员。合同管理员应为学校在编在岗工作人员，是合同管理的直接责任人。
第十条 合同承办单位是指学校各二级单位、部门，包括各学院、部、处、室、所、中心等，是合同管理的具体责任单位。其主要职责包括：
（一）制定本单位合同管理细则和工作流程，建立合同档案；
（二）负责合同的协商、谈判、起草、送审、签署（经授权）、履行、备案、归档以及合同纠纷处理等。
（三）负责合同管理的其他具体工作。
合同承办单位的主要负责人为合同承办责任人。合同承办单位应指定专人作为合同承办人，负责具体承办合同有关事务。合同承办人应为学校在编在岗工作人员，是合同办理的直接责任人。合同承办单位应指定专人作为本单位合同管理员，负责合同的登记备案、编号、送审、归档等合同有关事务。
归口管理单位可作为合同承办单位直接承办有关合同。
第三章 合同归口管理
第十一条 合同归口管理单位管理和审核的合同事项和范围：
（一）校长办公室负责校地合作、法律事务服务等与部门业务相关的合同管理与审核。
（二）人事处负责人事合同，包括各类长短期聘用人员聘用合同以及劳动合同等与部门业务相关的合同管理与审核；
（三）教务处负责本科层次的办学合同，包括国内合作办学、本科生联合培养与交流、本科教学实习实践基地、教材刊物出版、课程建设等与部门业务相关的合同管理与审核；
（四）科技处负责科研项目合同及技术开发、技术转让、咨询和服务、出版等合同，包括纵向及横向科研合作及科研成果转化、国际科研合作等与部门业务相关的合同管理与审核；
（五）研究生院负责研究生层次的办学合同，包括合作办学、联合培养、研究生招生、研究生挂职实践基地、教材刊物出版、承接上级考试任务及研究生会、研究生团委活动等与部门业务相关的合同管理与审核；
（六）国际合作与交流处负责境外合作交流框架协议、中外合作办学、境外本科生、研究生联合培养交流、涉外事务接待等与部门业务相关的合同管理与审核；
（七）发展规划处负责学科建设等与部门业务相关的合同管理与审核；
（八）教育质量监控与评估中心负责本科教学评估、专业认证和评估、本科教育质量监测、本科教学督导等与部门业务相关的合同管理与审核；
（九）财务处负责借贷、财产保险、银校合作等与部门业务相关的合同管理与审核；
（十）审计处负责与委托审计服务相关的项目等与部门业务相关的合同管理与审核；
（十一）资产与实验室管理处负责校有资产处置、土地征转、实验室建设项目、非经营性场所及房屋租赁等与部门业务相关的合同管理与审核；
（十二）招标与采购中心负责政府采购货物和工程类采购项目等与部门业务相关的合同管理与审核；招标采购项目的补充合同或合同变更由项目申购单位负责签订。
（十三）基建处负责建设工程项目的勘察、设计、监理、施工、设备采购等与部门业务相关的合同管理与审核；
（十四）学生处负责学校及院系本科学生工作、各类学生组织（不含校团委管辖的学生组织）开展学生活动、学生就业实习基地等与部门业务相关的合同管理与审核；
（十五）校团委负责校学生会、学生社团及各院系团委、学生会开展学生活动以及大学生社会实践基地等与部门业务相关的合同管理与审核；
（十六）保卫处负责安保、消防、交通设施等与部门业务相关的合同管理与审核；
（十七）网络安全和信息化领导小组办公室负责审批网络与信息技术服务合同，包括网络基础设施建设、信息系统建设、信息化教学环境建设、信息化设施与系统运维等与部门业务相关的合同管理与审核；
（十八）继续教育学院负责学校继续教育、培训等与业务相关的合同管理与审核；
（十九）后勤保障处（后勤集团）负责包括水、电、气的供用、维保、维修改造工程，室内外维修改造工程，绿化工程，物业服务，食堂采购，通勤车维修等与业务相关的合同管理与审核；
（二十）校门诊部负责医疗物资采购、对外医疗合作等与业务相关的合同管理与审核（疫情防控和紧急救援除外）；
（二十一）学校保密委办公室负责与涉密相关合同的管理与审核；
（二十二）党口部门（党委办、纪检监察室、组织部、宣传部等）负责因本部门职能产生的相关业务合同的管理与审核。
（二十三）阳江校区管委会负责本校区产生的相关业务合同的管理与审核。
（二十四）创新创业学院负责本科生创新创业教育、创新创业实践基地、创新创业教育改革项目与创新创业联合基金项目等相关业务合同的管理与审核。
挂靠单位产生的业务合同由被挂靠单位初核后再提交归口管理单位管理与审核。
未列入合同归口管理单位管理的合同，由校长办公室进行管理与审核。
第十二条 合同归口管理单位制定的合同管理细则，应对其主管业务范围内有关合同事务的下列事项作出规定：
（一）主管业务范围内的合同分类及相应承办部门及承办人的具体职责；
（二）合同订立前的可行性分析与评审；
（三）合同相对方的主体资格、资质、资信、履行能力审查；
（四）合同起草及订立前的审核、报批流程；
（五）合同备案流程及备案文件目录；
（六）合同文件及相关资料的收集与保管；
（七）合同履行监控、记录、通知、催告与报告；
（八）合同争议处理；
（九）合同结案归档。
合同归口管理单位制定的合同管理细则不得违反国家及所属地方政府的规定，不得违反本办法及学校相关管理制度。
第四章 合同分级管理
第十三条 学校对合同实施分级管理，分为重大合同、一般合同。
第十四条 下列合同属于重大合同：
（一）申请成立法人或其他社会组织的合同；
（二）对外设立产学研合作机构或重大项目的合同；
（三）开展对外合作办学重大项目的合同；
（四）对外从事投融资、大额资金借贷等经营性活动的合同；
（五）涉及“三重一大”事项的合同；
（六）涉及学校形象、名誉等无形资产的合同；
（七）涉及土地征收、流转、置换、出让的合同；
（八）学校认为应该按重大合同管理的合同。
第十五条 一般合同是指除重大合同以外的合同。
第十六条 校长办公室负责学校合同的统一管理，包括合同的形式审查、合同专用章的管理、合同登记备案、合同执行情况的监督，重大合同与一般合同的具体界定以及相关协调工作。
科研项目合同经项目负责人从学校OA系统科技处科研合同审批流程提交申请，由各院（所）、科技处根据国家有关科研管理法律规定及学校有关科研项目管理规定进行审批。阳江校区的科研合同由阳江校区管委会根据国家有关科研管理法律规定及学校有关科研项目管理规定进行审批。
第十七条 重大合同由合同承办单位提交合同归口管理单位进行业务审核，经校长办公室审查后，再提交法律顾问审查，通过后呈报分管校领导或校长审批。审批同意后，合同承办单位可以办理签订合同等后续事宜。（附件1：重大合同办理流程图）
一般合同由合同承办单位提交合同归口管理单位审批，经校长办公室形式审查后，由合同承办单位办理签订合同等后续事宜。（附件2：一般合同办理流程图）
合同金额超过5万元的经济类合同，除上述程序之外，还需经财务处审查通过（必要时同时提请审计处审查）。
合同承办单位提交合同归口管理单位审核的合同，应在OA上填写《广东海洋大学合同审批表》（附件3），同时提交合同应提交中文文本）、合同签署的背景材料（合作背景，合同目的，合同相对人资信状况、履约能力，风险防范及招投标手续等）、续签合同的评估报告等相关送审材料。
合同涉及多个承办单位的，由合同主要承办单位协调各相关单位会签后再报合同归口管理单位审核。
第十八条 审查单位或审查人员审查合同要点：
（一）合同综合管理部门。主要负责对合同归口管理单位、合同承办单位提交的合同进行形式审查，审查完之后进行合同的编号、报批、流转。
（二）合同归口管理单位。主要对合同合法性、可行性、必要性、合同标的的合理性以及立项情况、招投标手续、合同内容、合同条款及资金结算、付款方式等是否合规进行全面审查。合同内容涉及到多个单位的，须经相关单位会签。重大项目的合同条款需请有关专家和法律顾问进行论证。
（三）财务部门。审查经济类合同条款是否符合有关财经政策和学校财务管理规定，合同款项、经济条款、资金结算及付款方式是否合法合规等。
（四）法律顾问。对重大合同内容和条款的合法性、合理性进行全面审查，对履行合同的风险进行评估，做出通过审查、建议修改或不予通过的明确结论，必要时出具法律意见书。
（五）学校领导。对经有关审查单位审查后的合同，签署意见。存在不确定事项或有争议的合同应提交学校相关会议研究后审定。
审查单位、审查人员可以要求合同承办单位提供为合同审查所必需的一切材料，合同承办单位应该按要求及时提供，不能提供的，应该书面说明理由。审查单位、审查人员提出的审核意见应明确、具体，不得含糊笼统。
第十九条 合同归口管理单位对合同承办单位提交的合同的审查，自受理之日起5个工作日内完成。各承办单位送审材料不完备，合同归口管理单位应在3个工作日内告知送审单位补交材料，审查时限自收到补齐材料之日起计算。
校长办公室对合同归口管理单位或合同承办单位提交的合同的审查，应当自受理之日起7个工作日内完成，作出通过审查、建议修改或不予通过的结论，并将审查意见通知送审单位。如送审材料不完备，则应在3个工作日内告知送审单位补交材料，受理时限自收到补齐材料之日起计算。对建议修改、补充的合同，合同承办单位应在合同文本退回之日起5个工作日内完成修改、补充，重新提交审核。
第二十条 重大合同和一般合同通过相应审批程序后，由合同承办人报送校长办公室办理合同用章手续。
第二十一条 学校聘请常年法律顾问，协助学校起草、修改、审查重大合同，参与重大合同谈判，参与合同纠纷的调解、仲裁、诉讼活动。
第五章 合同立项和订立
第二十二条 凡列入年度预算或不涉及资金使用的项目，可直接进行合同立项。凡未列入年度预算计划的项目，须在落实资金来源后方可立项。
第二十三条 拟订合同前，承办单位和承办人员应对合同相对方的主体资格、资质、资信状况、经营范围、履约能力、经济实力、社会信誉、委托代理权限等情况进行审核，并落实合同的经费来源。审核之后开展合同文本起草工作。
合同文本要做到标的明确，内容合法可行，主要条款完备，权利义务明确，违约责任具体，文字表达准确。合同条款一般应包括当事人的名称或者姓名、住所，标的，数量，质量，价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，争议解决方法等。
第二十四条 学校推行合同范本管理制度。起草学校各类合同，应当优先使用国家和行业制定的，或学校统一制定的合同范本。没有合同范本的，由合同归口管理单位针对若干类型合同制定示范文本，并经校长办公室审核，审核通过后方可适用。学校分期分批逐步建立合同示范文本库。校长办公室定期对各类合同范本的使用情况进行检查，并会同合同归口管理单位根据实际使用情况进行修订。
第二十五条 学校对外订立合同，金额在3万元（含3万元）以下的合同，可不采用书面形式订立合同。学校另有规定的，依照规定办理。除上述情形以外的其他合同，以及不涉及具体金额的合同，均应以合同书形式订立。有关的信件、文书、图表和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等也是合同的组成部分。国家和学校对合同签订有其他特别规定的，承办单位应严格从其规定。
第二十六条 对外订立合同，应加盖学校合同专用章，并由学校法定代表人或其授权代表签署。
学校建立合同签署授权制度，由校长统一授权委托学校的其他领导或单位负责人为代理人签署合同。代理人签署合同，不得超越和滥用代理权限。代理人无转委托权。
具体授权如下：
（一）合同归口管理单位审批的合同，校长统一授权归口管理单位或承办单位主要负责人签署。
（二）科技处审批的科研项目合同，校长统一授权科技处或承办单位主要负责人签署。
（三）分管校领导审批的合同，校长统一授权审批的分管校领导或归口管理单位或承办单位主要负责人签署。
（四）校长审批的合同，校长或校长授权代理人签署。
第二十七条 禁止倒签合同。倒签合同是指，在合同签订生效之前已经开始实际履行，在履行过程中或履行完毕之后补签合同。
禁止恶意拆分合同。恶意拆分合同是指，为规避国家法律法规和学校相关规定，故意将本应一次签订的合同拆分为多个合同签订。
违反本条规定，一经发现，合同综合管理部门可向纪检、审计部门如实提供有关情况。
第六章 合同的履行、变更、解除和纠纷的处理
第二十八条 合同生效后，合同承办单位应实时监控合同履行过程，对合同履行相关重要事实进行书面记录，并及时收集和保存相关文件、材料。合同承办单位应积极协助、配合合同相对人履行合同，为合同相对人履行合同提供有利条件。
第二十九条 合同履行过程中，合同相对人一旦出现以下情形，合同承办单位应及时向合同归口管理单位报告：
（一）经营状况严重恶化；
（二）转移财产、抽逃资金，以逃避债务；
（三）丧失商业信誉；
（四）发现有显失公平或对方有欺诈行为；
（五）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。
合同归口管理单位经查证属实，应与校长办公室会商提出应对措施，协商解除合同或按相应法律程序处理。
第三十条 发生或者可能发生致使合同不能履行的异常情形的，合同承办单位应及时向合同归口管理单位报告。如确需变更、解除合同，应由合同承办单位提供变更或解除的事由、变更条款、履行期限、补充协议等有关材料，由合同归口管理单位进行合法性审核后，按原合同签署的程序报批。重大合同解除报批前，还需提供解除合同的风险评估报告。
第三十一条 学校财务部门办理结算业务并进行账务处理时应审核合同有关条款，按照合同规定付款。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的，财务部门有权拒绝付款，并及时向合同归口管理单位或校长办公室通报。
第三十二条 合同履行过程中，合同承办单位应妥善保管合同双方相互来往的文书、信函及其它附属文件、资料等，作为合同履行以及处理合同纠纷的证据。
第三十三条 学校建立合同纠纷处理的有效机制，加强合同纠纷管理。合同纠纷经协商无法解决的，合同归口管理单位或合同承办单位应及时与校长办公室会商，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
第三十四条 合同纠纷的处理应依法维护学校合法权益，采取必要措施以减少损失。合同承办单位将处理结果书面报告分管校领导或校长。处理合同纠纷时，非经学校书面授权，任何单位或个人不得向对方做出实质性答复或承诺。
第七章 合同印章和档案管理
第三十五条 学校合同专用章由校长办公室负责管理，并由专人妥善保管并使用。加盖学校合同专用章，必须有学校法定代表人或者其授权委托代理人签名（或签名章）。对未经编号、审批及法定代表人或由其授权的代理人签署的合同文本不得加盖合同印章。签署合同还应加盖骑缝章。有附件的合同，附件应与主合同一起加盖骑缝章。严禁在空白合同书上加盖印章。
第三十六条 在以订立、变更、解除的形式签订补充合同时，必须按规定用章，并确保补充合同与主合同用章一致。
第三十七条 加强合同登记管理，充分利用信息化手段，建立合同文本统一分类和连续编号制度，定期对合同进行分析统计、分类和归档。合同履行完毕应及时归档。
第三十八条 合同归口管理单位应当建立合同台账，定期对本业务范围内合同进行统计、分析，并按年度将合同目录和统计分析情况报校长办公室备案。校长办公室负责全校合同的统计分析工作，并形成年度报告。
合同台账应记载以下内容：序号、合同编号、合同名称、签约单位、签约人、合同标的、合同金额、履行情况及违约、变更、转让、解除等事项。(附件4：《广东海洋大学合同台账登记表》）。合同归口管理单位应当妥善保管合同正本、审核（备案）流程单原件以及与合同事项有关的批准文件等资料。
第三十九条 合同承办单位应当建立合同档案登记制度，妥善保管合同相关文件资料，合同履行完毕后，按年度向学校档案馆归档。不需移交学校档案馆的合同，原则上由合同承办单位自行保管10年后再行清理。因保管不善造成不利后果或者故意篡改、销毁、隐匿合同材料的，学校依据有关规定追究其责任。
合同归档相关文件资料包括但不限于：合同正本、审批（备案）流程单复印件、与合同事项有关的批准文件、会议记录、授权文件、信函、传真、数据电文、音像资料、合同履行材料、合同涉诉材料等。
第八章 监督检查与责任追究
第四十条 学校建立健全合同管理年度报告和定期检查制度，将各单位的合同管理及履行状况，纳入学校年度考核以及单位负责人经济责任审计范畴。
第四十一条 合同归口管理单位应建立合同履行情况评估制度，每年对业务主管范围内的合同管理情况进行检查和监督，并按年度向校长办公室提交上一年度本单位合同管理情况的年度检查报告。
第四十二条 校长办公室定期组织学校合同管理检查工作，对合同归口管理单位和合同承办单位的管理情况进行监督评估，向学校报告。
第四十三条 在合同签订或履行过程中有下列情形之一的，学校视其情节轻重，追究相关责任人校内行政责任及经济赔偿责任：
（一）违反程序和规定擅自对外签订合同的；
（二）超越学校授权权限签订合同的；
（三）应签订书面合同但未签订的；
（四）玩忽职守、疏忽大意，没有按本办法履行职责的；
（五）丢失或者擅自销毁、隐匿合同或合同附件，以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的；
（六）其他违反法律法规和学校纪律的行为，在合同签订和履行中给学校造成损失的。
给学校造成损失的，追究当事人的民事责任；触犯刑律的，移交司法机关处理。
第九章 附 则
第四十四条 学校举办或设立的具有独立法人资格的单位可参照本办法管理合同事务。
第四十五条 本办法中未尽事宜，依据《中华人民共和国民法典》相关条款执行。
第四十六条 本办法由校长办公室负责解释。
第四十七条 本办法自颁布之日起施行。原《广东海洋大学合同管理办法》（校〔2013〕36号）、《关于合同审批实行统一授权、分级审批的通知》（校〔2018〕6号）同时废止。
