2009年，在学校党委和校长的直接领导下，校长办坚持以科学发展观为指导，紧紧围绕学校中心工作，坚持“团结协作、恪尽职守、规范管理、热情服务”的宗旨，认真履行综合协调、参谋助手、督查督办、把关定向的职责，出色完成了全年各项工作任务，实现了工作创新、内涵发展、水平提高的新目标。
一、强化综合协调职能，保障学校工作有序运作
校长办公室是学校行政工作的中枢，在协调学校工作运转的各个环节、化解矛盾、提高工作效率等方面做了大量的卓有成效的工作。全年牵头或参与的重大协调事项有：广东省人民政府与国家海洋局共建广东海洋大学事宜、海洋卫星遥感实验室项目建设、艺术类招考报名费管理使用的有关问题、海滨校区学生公寓住宿问题、霞山校区东一栋房改房房产证有关问题、圆岭路校区规划与报建问题、解决主校区西区土地非法建筑问题、主校区商铺招租工作、校园网建设工作、高职教育激励机制问题、交椅岭村民要求赔偿事宜、湖光学校资产移交、校有改制企业划转，等等。通过这些综合性事务协调，努力为院系部门和师生员工排忧解难，有效地保障学校整体工作有序运转，促进了和谐校园建设。
二、坚持创新奉献原则，提高办文质量和效率
文秘工作是校长办的一项重要工作。作为学校行政管理的一个综合部门和各类文件、信息的集散地，校办文秘工作的水平很大程度上影响着学校整体工作的质量和效率。一年来，校办在日常工作和各种会议、大型活动以及上下沟通、左右协调、内外交流等方面做了大量认真细致高质量的文秘工作。
（一）校外来文处理。校外来文，包括教育部、国家海洋局、农业部、省政府、省教育厅、省财政厅、省人事厅、省海洋渔业局、市政府以及兄弟院校等各方面的文件、函电，它们是上级部门向学校安排工作、联系事务以及学校外来信息的重要媒介，由校办统一处理。其中的每一份文件都要经过登记、办公室阅批、校领导批示、送部门阅办、督办催办等环节。有的文件涉及全校，办公室要转发，有的文件需几个部门合作执行，办公室还要协调。所有这些环节都要求认真细心，稍有不慎，就可能贻误工作。据统计，一年来，办公室接受和处理的各类文件（不含传真件）有1200多件，基本上做到了件件有落实，为学校各方面工作的顺利开展提供了良好的条件。
（二）校内文件管理。学校行政各职能部门开展工作、向上级部门请示汇报、对外联络等，都需要发文。每份文件经部门起草核稿后，都要由校办审核、送主管校领导签发，然后登记编号、打印成文，或上报或下发，下发文件基本上还要在网上发布。学校的工作和事务千头万绪，再加上学校事业发展迅速，文件的制发数量也相应较多。尤其是一些突发的、时限性很急或要求尽快政府解决问题的文件，如向市政府申请指定医院收治甲型流感发烧学生的请示等文件，文秘人员需经常加班加点才能完成工作。双休日办文和盖章也是常有的事，办公室的同志对此习以为常，默默奉献。据统计，一年来，校内发文600余件，受理校内请示（报告）870份，共用速印、复印纸印42万余张。为学校各项政策的落实，各项工作的安排和开展提供了准确的依据和畅通的发布渠道。
（三）文字撰写工作。一年来,校长办高质量完成了学校工作报告，重要会议、开幕式、签字仪式、重要接待活动中领导讲话，会议内容的记录和整理、会议纪要的起草、年鉴供稿等大量文字材料工作，总计达25万余字。比如：完成了二届七次教代会校长工作报告、我校与国家海洋局第二海洋研究所签订长期合作协议签署仪式、南海资源监测与评估中心揭牌仪式、海洋与气象学院揭牌仪式等重大活动校内外领导的讲话；完成了11次校长办公会议及部分其他行政会议材料准备、会议记录、纪要以及《广东海洋大学建博工作汇报》等材料的撰写；参与了《广东海洋大学新增博士学位授予单位建设规划》、《广东海洋大学酬金分配暂行办法》、《广东海洋大学教职工考核暂行规定》等重要文件材料的草拟、修改工作，等等。
（四）统计和信息报送工作。认真细致做好统计工作，负责向校内外提供和发布学校基本办学条件数据，保证了学校基本数据的权威性和准确性。根据省教育厅要求，完成了我校2009/2010学年初高等教育基层统计报表、2009年招生计划执行情况统计等，为教育厅掌握高校办学情况提供了准确的数据支持。严格按照省教育厅要求，坚持每天定时上报制度，切实做好甲型流感的疫情上报工作。充分挖掘学校教学、科研、管理工作亮点，经常性地向省教育厅提供学校的教育信息。
三、增强优质服务理念，做好会务和接待工作
随着学校事业的快速发展，社会影响力的扩大，各种会议、交流访问、参观考察、合作办学等活动也越来越频繁。作为学校的窗口部门，校办在做好日常工作的同时，精心筹划，周密部署，尽心尽力地组织好每一个会议，协调好每一次活动，安排好每一次接待，使学校的人力和财力发挥了最大效益。全年负责服务的各类会议1500次，与会人数达60000人。其中，组织校长办公会议11次，校长会议7次，校长接待日会议2次。牵头或参与学校重大会议和活动主要有：2009级新生开学典礼、2009届毕业生毕业典礼、学校与国家海洋二所签订长期合作协议暨“双聘院士”聘任仪式、南海资源监测与评估中心揭牌仪式、海洋与气象学院揭牌仪式、广东高校廉政研究中心揭牌仪式、粤西片高校学习实践活动第五次交流研讨会、广东省高校思想政治理论课评估、2009届毕业生就业供需见面会粤西专场、中国东方歌舞团大型演出晚会，等等。接待了省委巡视组、省委组织部、省教育厅、省海洋与渔业局、湛江市领导以及有关部门负责同志来校视察指导工作，国内外兄弟院校如日本东京海洋大学、韩国新罗大学、上海海洋大学、五邑大学、湛江师范学院、惠州学院、钦州学院等领导和专家来访。
四、加大督查督办力度，狠抓各项工作落实
督查督办工作是办公室的重要任务之一。一年来，校长办在督办工作中靠前服务、跟踪服务，力争使每一项政策的落实、每一份文件的承办、每一项工作的完成都有结果，有实效。
全年督办工作主要有：围绕今年“建博增硕”这一重大工程，对在“建博”各个阶段各单位（部门）须限期完成的工作进行督办；对2009年学校党政工作要点中要求各单位完成工作进行督办；对校长办公会议决议落实情况进行督办；对上级来文和所布置的工作进行督办催办，对校长信箱、校领导接待和平时群众来信来访及电话中所反映问题进行调查核实和处理，调查和反映校领导所关心和教职工关注的焦点问题，等等。
五、推进校务公开工作，加强学校民主管理
为迎接省教育厅学校校务公开工作的量化考评，推动学校校务公开工作的深入开展，促进学校反腐倡廉建设和政风行风建设，着手制订了《广东海洋大学校务公开量化考评工作实施方案》。精心准备，以优异的成绩通过了湛江市政府政务公开工作的检查评比。配合校纪委办、监察处做好迎接全省高校开展反腐倡廉量化考核检查工作，赢得检查组的好评。在继续做好通过教代会、校报、宣传栏等途径对学校重点、难点和师生员工关心的热点问题进行校务公开基础上，更加积极推进电子校务建设，充分利用校园网，使用OA系统将学校签订的一些重大事项、重要合同进行校务公开，进一步提高了学校管理的效率和透明度，使师生员工和社会公众通过电子网络得到更广泛、更便捷的信息和服务。同时，还加大了动态性内容的公开，注重对事项的事前决策情况、事中监督执行情况、事后整改情况的公布，确保校务公开的内容更新、更全，更能取得实效。
六、耐心做好信访工作，维护学校安全稳定
按照信访工作条例和工作原则，认真接待来访人员，处理信访信件，做到严谨、务实、热情，尽力说明学校实际情况，解释有关政策原因，帮助化解主要矛盾，遵照按程序办事，依政策办事，按情理办事的原则，维护学校和谐稳定。坚持归口办理，批办信访事项谁主管、谁负责，及时、就地依法解决问题与思想疏导教育相结合的原则。在直接转交给归口部门处理后，督促检查落实情况。信访事项如归口部门不能直接处理的，办公室及时向分管的校领导汇报，并按照领导批示，加以落实。全年共接待来访35次，解答咨询电话1200多次，处理上级单位转来信件及校长信箱信件（电子邮件）295封（件）共处理群众（师生）意见和建议250余条。
七、积极开展校友活动，稳步推进校友会工作
召开在校的校友会常务理事会会议，更新校友工作理念，明确校友工作方向和目标。搭建校友工作平台，加强各地校友会建设。一年来，先后成立了中山市校友会、江门市校友会、广西北海校友会。通过“走出去、请进来”等形式，宣传报道优秀校友的人生财富，挖掘杰出校友的宝贵资源，宣传母校、宣传校友。比如，与校团委共同举办了广东海洋大学首次“校友有约”访谈活动，邀请水产养殖专家——现任广东恒兴集团副总载杨小立校友、打造粤西第一商圈著名民营企业家何洪有校友回校给在校生作报告，用他们亲身经历回答了同学们提出的在学校如何学习，毕业后怎样择业、如何创业，深受学生欢迎。参与组织和协调接了88届海水养殖专业、89届农师专业、89届农学专业、89届轮机管理专业三批200多位校友回母校庆祝毕业20周年联谊活动。积极与有关部门沟通，给校友提供方便优质的服务。编辑出版第九期广东海洋大学《校友通讯》，向校友传达母校申博建博信息，报道各地校友动态，反映校友心声，宣传校友风采。收集整理校友资料信息，为各部门各学院提供有关校友信息服务。
八、明确明年工作思路，开创校办工作新局面
（一）继续开展学习型、效能型、服务型、节约型、创新型办公室建设，在进一步转变机关作风和提高服务质量方面要有新举措。
（二）进一步加强信息化建设，做到信息的收集、整理综合工作规范化、制度化和科学化。
（三）深入推进校院务公开工作，不断强化学校民主管理。
（四）把握校内校外两个大局，一方面不断营造促进学校发展的优良的外部环境，努力为学校争取优质的外部资源；另一方面服务好学校改革发展的大局。
（五）进一步加强督查督办工作，狠抓工作落实。
（六）发挥参谋助手作用，为学校改革发展献计献策。
（七）加强对二级学院办公室人员的指导和培训工作，促进二级学院的精细管理。
