2008年，在学校党委和校长的直接领导下，校长办紧紧围绕学校“申博增硕”的中心工作，坚持“团结协作、恪尽职守、规范管理、热情服务”的宗旨，认真履行综合协调、参谋助手、督查督办、把关定向的职责，出色完成了2008年各项工作任务，实现了工作创新、内涵发展、水平提高的新目标。
一、立足全局，充分发挥了综合协调职能
校长办公室是学校行政工作的中枢，在协调学校工作运转的各个环节、化解矛盾、提高工作效率等方面做了大量的卓有成效的工作。比如，2008年湛台高校学生夏令营开营仪式在我校举行，中央国台办、省台办、湛江市以及兄弟院校领导都参加了仪式，办公室充分发挥综合协调作用，较好地协调各工作组之间的关系，使整个活动取得圆满成功，扩大了学校的影响，等等。一年来，校长办积极主动做好协调工作，在协调党政关系、干群关系、各单位（部门）之间的关系以及学校与社会的关系等方面发挥了较为重要的作用，有效地保障学校整体工作有序运转。
二、主动出击，开创了外联工作新局面
校长办公室是学校对外联络的窗口和纽带。2008年，校长办进一步解放思想，充分发挥窗口和桥梁作用，积极主动加强与政府、科研院所、企事业单位、兄弟院校的联系，拓宽合作渠道，为学校争取更多的资源和发展空间而不遗余力。
（一）多次主动与省政府办公厅、省政府政策研究室、等部门沟通联系，时间多次变更，终于在今年5月6日将李容根副省长邀请到学校为2000多名师生作一场精彩的形势报告（据了解，省长在粤西高校作形势报告尚属首次）。
（二）积极主动与省政府、省教育厅、省海洋与渔业局、湛江市政府、沿海市县、企业等董事单位以及董事的沟通联系，争取多方支持，于今年5月6日成功召开了以“申博”为主题的二届二次校董事会。各董事单位、董事为学校认捐达400万元。
（三）主动加强与国家海洋局的沟通联系，精心策划，积极推进国家海洋局与广东省人民政府共建广东海洋大学工作，并将拟好的《国家海洋局与广东省人民政府共建广东海洋大学协议（初稿）》呈报国家海洋局。
（四）积极主动与湛江出入境检验检疫局沟通、洽谈合作事宜，共同完成了我校与湛江出入境检验检疫局的合作协议签署、教学科研基地揭牌、聘请吴春景局长担任客座教授等系列任务。
（五）主动承担上海交通大学、上海海事大学、北京理工大学、中国农业大学、华南农业大学、广东外语外贸大学等兄弟院校联络工作，确保朱副校长率团赴沪京穗部分重点高校的资产管理调研活动取得圆满成功。
（六）主动联系宝钢集团有限公司并就在我校设立教育基金会以及与其湛江钢铁基地建立长期的战略合作伙伴关系等事宜进行了富有成效的商谈。
（七）致贺信贺电30封并参加兄弟院校、科研机构和其他友好合作单位的庆典活动和其他重大活动，通过这些交往和活动，展示海大，宣传海大，与兄弟院校和单位互通有无，增进友谊、携手共进。
三、创新奉献，提高了办文的质量和效率
文秘工作是校长办的一项重要工作。作为学校行政管理的一个综合部门和各类文件、信息的集散地，校办文秘工作的水平很大程度上影响着学校整体工作的质量和效率。一年来，校办在日常工作和各种会议、大型活动以及上下沟通、左右协调、内外交流等方面做了大量认真细致高质量的文秘工作。
（一）校外来文处理。校外来文，包括教育部、国家海洋局、农业部、省政府、省教育厅、省财政厅、省人事厅、省海洋渔业局、市政府以及兄弟院校等各方面的文件、函电，它们是上级部门向学校安排工作、联系事务以及学校外来信息的重要媒介，由校办统一处理。其中的每一份文件都要经过登记、办公室阅批、校领导批示、送部门阅办、督办催办等环节。有的文件涉及全校，办公室要转发，有的文件需几个部门合作执行，办公室还要协调。所有这些环节都要求认真细心，稍有不慎，就可能贻误工作。据统计，一年来，办公室接受和处理的各类文件（不含传真件）有908件，基本上做到了件件有落实，为学校各方面工作的顺利开展提供了良好的条件。
（二）校内文件管理。学校行政各职能部门开展工作、向上级部门请示汇报、对外联络等，都需要发文。每份文件经部门起草核稿后，都要由校办审核、送主管校领导签发，然后登记编号、打印成文，或上报或下发，下发文件基本上还要在网上发布。学校的工作和事务千头万绪，再加上学校事业发展迅速，文件的制发数量也相应较多。尤其是一些突发的、时限性很急或要求尽快政府解决问题的文件，如变更园岭路土地性质问题、解决征地遗留问题、批准高职教育继续招生的问题等文件等，文秘人员需经常加班加点才能完成工作。双休日办文和盖章也是常有的事，办公室的同志对此习以为常，默默奉献。
今年9月，办公自动化系统正式启用。我办于启用前组织开展了两次OA系统信息员培训工作。正式启用后，我办又采取多种形式及时解决各单位、部门实际操作中的问题，如通过电话和网上海大OA群答疑、现场操作演示乃至上门服务等，确保了OA系统的顺利运转。OA系统的成功使用，既节约了办学成本，又大大提高了办文效率。据统计，一年来，校内发文605件，受理校内请示（报告）944份，共用速印、复印纸印56万张。为学校各项政策的落实，各项工作的安排和开展提供了准确的依据和畅通的发布渠道。
（三）文字撰写工作。一年来,校长办高质量完成了学校工作报告，重要会议、开幕式、签字仪式、重要接待活动中领导讲话，会议内容的记录和整理、会议纪要的起草、年鉴供稿等大量文字材料工作，总计达20多万字。比如：完成了二届六次教代会校长工作报告、二届二次校董事会的校长工作报告，李容根副省长为我校师生所作的题为《改革开放以来广东经济社会发展的回顾与展望》形势报告1/3内容的撰稿任务,省政府、市政府、省教育厅、省海洋渔业局、南海渔政局领导在二届二次校董事会的讲话稿，我校与湛江出入境检验检疫局的合作协议签署仪式、2008年湛台高校学生夏令营开营仪式、新生开学典礼、校友总会第二届二次常务理事扩大会议等重大活动校领导的致辞，国家海洋局与广东省人民政府共建广东海洋大学协议（初稿），10次校长办公会议材料准备、会议记录、纪要撰写,此外还参与了《“申博”校长陈述报告》的撰写、修改工作以及《申博工作简报》的汇编，等等。
四、优质服务，全力做好会务和接待工作
随着学校事业的快速发展，社会影响力的扩大，各种会议、交流访问、参观考察、合作办学等活动也越来越频繁。作为学校的窗口部门，校办在做好日常工作的同时，精心筹划，周密部署，尽心尽力地组织好每一个会议，协调好每一次活动，安排好每一次接待，使学校的人力和财力发挥了最大效益。全年负责服务的各类会议1980次，与会人数达31548人。其中组织校长办公会议10次，校长会议6次，校长接待日会议2次，其他如二届二次董事会、2008年博士联谊会、2008年广东省研究生处长会议等大型会议5次；协助做好2009届毕业生就业供需见面会粤西专场、第五届省高校管理学院院长联谊会、中国东方歌舞团大型演出晚会，等等。接待了教育部副部长李卫红、李容根副省长、省教育厅、湛江市领导以及有关部门负责同志来校视察指导工作，兄弟院校如广东工业大学、广东医学院、湛江师范学院、惠州学院、茂名学院、井冈山大学、广西师范大学、钦州学院等领导和专家来访。
五、重在落实，加大督查督办工作力度
督查督办工作是办公室的重要任务之一。一年来，校长办在督办工作中靠前服务、跟踪服务，力争使每一项政策的落实、每一份文件的承办、每一项工作的完成都有结果，有实效。
全年督办工作主要有：围绕今年“申博”这一重大工程，对在“申博”各个阶段各单位（部门）须限期完成的工作进行督办；对2008年学校党政工作要点中要求各单位完成工作进行督办；对校长办公会议决议落实情况进行督办；对上级来文和所布置的工作进行督办催办，对校长信箱、校领导接待和平时群众来信来访及电话中所反映问题进行调查核实和处理，调查和反映校领导所关心和教职工关注的焦点问题，等等。
六、加强管理，积极推进校务公开工作
根据工作需要，今年对学校校（院）务公开工作领导小组成员进行了调整，加强了对校务公开工作的领导。在继续做好通过教代会、校报、宣传栏等途径对学校重点、难点和师生员工关心的热点问题进行校务公开基础上，更加积极推进电子校务建设，充分利用校园网，且首次使用OA系统将学校签订的一些重大事项、重要合同，比如海滨校区门口店铺补充协议等进行校务公开，进一步提高了学校管理的效率和透明度，使师生员工和社会公众通过电子网络得到更广泛、更便捷的信息和服务。同时，还加大了动态性内容的公开，注重对事项的事前决策情况、事中监督执行情况、事后整改情况的公布，如东海岛海洋生物研究基地建设进展情况公布等，确保校务公开的内容更新、更全，更能取得实效。
七、精心细致，认真做好综合统计工作
认真细致做好统计工作，负责向校内外提供和发布学校基本办学条件数据，保证了学校基本数据的权威性和准确性。根据省教育厅要求，完成了我校2008/2009学年初高等教育基层统计报表、2008年招生计划执行情况统计等，为教育厅掌握高校办学情况提供了准确的数据支持。
八、维护稳定，耐心做好信访工作
按照信访工作条例和工作原则，认真接待来访人员，处理信访信件，做到严谨、务实、热情，尽力说明学校实际情况，解释有关政策原因，帮助化解主要矛盾，遵照按程序办事，依政策办事，按情理办事的原则，维护学校和谐稳定。坚持归口办理，批办信访事项谁主管、谁负责，及时、就地依法解决问题与思想疏导教育相结合的原则。在直接转交给归口部门处理后，督促检查落实情况。信访事项如归口部门不能直接处理的，办公室及时向分管的校领导汇报，并按照领导批示，加以落实。全年共接待来访31次，解答咨询电话200多次，处理上级单位转来信件及校长信箱信件（电子邮件）282封（件）。全年共收到群众来信38封，收集学生意见和建议349条。
九、注重培养,着力提高办公室团队的整体水平
注重对年轻干部的培养，鼓励他们不断追求进步。对年轻同志给任务，压担子，敢于放手使用，让他们有更多的锻炼机会，在实践中提高处理问题和独立完成任务的能力，尽快成熟起来。2008年，根据学校领导干部换届工作和管理人员竞争上岗的总体安排，校长办认真做好相关工作。通过竞聘上岗，办公室1位科长被提拔到办公室副主任领导岗位；2位同志被提拔到科长领导岗位。通过竞争上岗，使办公室领导班子建设得到进一步加强，办公室领导班子结构进一步优化，管理人员岗位职责进一步明确，工作中的各种关系更加顺畅，形成了既分工又协作，营造了团结、紧张、严肃、活泼、宽松、和谐的工作环境，最大限度地发挥了各自的主观能动性和创造力，为办公室带来了新的活力。
坚持“走出去”的方针，努力为办公室同志创造条件外出学习交流，使他们尽可能地了解国内外高等教育发展、研究、管理的现状，了解兄弟院校的改革发展情况、管理措施和经验，不断开阔视野，拓展思路。重视办公室同志规章制度学习，使他们熟悉学校行政、教学、科研、人事、后勤、学生管理等方面的管理规定，掌握有关学校事业发展、学科建设、科学研究、师资力量、院系专业设置等方面的基本情况，做到知校情、懂程序、有根据，按规定办文办事，提高了服务能力和工作水平，做到有分析、有判断、有建议，增强工作的主动性和针对性，当好领导的参谋和助手，努力实现为教学、科研服务的工作宗旨。
九、明确方向，努力做好2009年各项工作
（一）进一步完善OA系统和校长办公室网页，提高办公室信息化水平，打造更为高效便捷的办公平台。
（二）进一步加强作风效能建设，提高办事效率和服务水平。
（三）加强二级单位（部门）文秘人员的培训工作，提高全校办文的质量和水平。
（四）加强校友会和董事会工作，努力为学校发展争取更多的外部资源。
（五）加大调研工作力度，学习先进高校办公室管理经验，充分发挥综合协调、督查督办、参谋助手作用，努力创建学习型、高效型、服务型、创新型、廉洁型的办公室团队。
